Dla wielu archiwizacja jest przykrym obowiązkiem, który wykonujemy w obawie przed możliwymi konsekwencjami prawnymi. Niestety w związku z wprowadzeniem RODO, a wraz z nim wielkich kar za jego nieprzestrzeganie, warto solidnie zadbać o archiwa swojej firmy. Porządek w papierach to gwarancja spokoju duszy w przypadku nagłego wezwania ze strony urzędu czy sądu.


Jakie dokument i jak długo powinniśmy przechowywać?

Prowadzenie własnej działalności wiąże się z produkcją pokaźnej ilości dokumentacji. Każdy rodzaj akt obowiązują inne przepisy i regulacje dotyczące jego przechowywania. We wszystkich firmach najważniejsze są dokumenty:

Podatkowe takie, jak faktury VAT, księgi podatkowe, akta związane z poborem i inkasem podatkowym oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków należy przechowywać przez 5 lat.

Kadrowe, czyli dokumenty pracowników po rozwiązaniu z nimi umowy. Dotychczas trzeba było przechowywać je przez 50 lat. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres ten będzie wynosić 10 lat.

ZUS, w tym dokumenty:

 

  • zgłoszeniowe — przechowujemy przez cały czas działania firmy;

  • rozliczeniowe — należy zachować przez 5 lat od daty przekazania ich do ZUSu;

  • płatnicze — powinny być składowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

 

Poza tym dokumentację dotyczącą inwentaryzacji musimy przechowywać przez 5 lat, a reklamacji przez rok po jej rozliczeniu.

 

Dlaczego segregacja dokumentów w biurze jest tak ważna?

 

Nieodpowiednia archiwizacja dokumentów w biurze może doprowadzić do bankructwa naszą firmę, a nam zniszczyć zdrowie. Niewiele przedsiębiorstw osiąga takie dochody, by móc finansowo podołać karze za niewłaściwe obchodzenie się z dokumentami. Usunięcie przestarzałych akt i uporządkowanie aktualnych pozwala na sprawniejszą obsługę i zwiększa wydajność pracowników. Co więcej, pozwoli nam to wygospodarować dodatkową przestrzeń w firmie, z której będziesz mógł czerpać zyski. Większość papierów trzeba przechowywać przez wiele lat, więc inwestycja w odpowiednią archiwizację z pewnością nam się opłaci.

 

Jak archiwizować dokumenty?

 

To, w jaki sposób będziemy archiwizować dokumenty, zależy przede wszystkim od wielkości naszej firmy. W przypadku dużych przedsiębiorstw i aktów, które wymagają długiego okresu przechowywania, wybierz pojemne pudła archiwizacyjne. Jeśli chcesz do nich przełożyć dokumenty z segregatorów, użyj do tego klipsów archiwizacyjnych. Segregatory polipropylenowe są droższe od ringowych, ale bez problemu pomieszczą duże ilości dokumentacji. Dla lepszej organizacji ich zawartości powinieneś skorzystać z przekładek kartonowych i skoroszytów. Zakładając, że w Twoim biurze często musisz kserować dokumenty, zdecydowanie nie powinieneś oszczędzać na koszulkach i wybrać te krystaliczne. Jeżeli często sporządzasz notatki i zawsze chcesz mieć je pod ręką nie zapomnij o zakupieniu clipboardu. Dokumenty możesz też przechowywać w płaskich teczkach, w przypadku gdy uzbierasz ich więcej, wystarczy, że przełożysz je do mini archiwum lub pojemnika na dokumenty. Takie elementy wydają się być nieistotnymi detalami, ale to dzięki nim odpowiednia segregacja dokumentów w biurze jest możliwa.